Gerenciador de Tarefas – O que é e para que serve

Gerenciador de Tarefas – O que é e para que serve

Um gerenciador de tarefas nada mais é do que uma ferramenta que serve para listar quais são as tarefas que você deve executar, seja a curto ou a longo prazo.

Ter um gerenciador de tarefas é algo realmente útil para o dia a dia de uma empresa. Porém, muito além de auxiliar no cotidiano de uma empresa, o gerenciador de tarefas pode ser usado para gerenciar equipes e estabelecer metas de trabalho dentro do grupo, ou para si mesmo.

É exatamente para isso que um gerenciador de tarefas serve. Para que as prioridades de um trabalho fiquem claras, e também para que as relações de trabalho sejam transparentes para todos os membros que estão trabalhando com determinada tarefa ou objetivo.

Além disso, o gerenciador de tarefas permite que o tempo investido em cada projeto seja possível de ser mensurado. E a partir disso, também é possível avaliar o desempenho dos colaboradores que estão trabalhando com uma tarefa específica.

Para saber mais sobre gerenciador de tarefas, continue lendo esse artigo logo em seguida e conheça mais sobre essa ferramenta que tem ajudado várias empresas e pessoas a atingir os seus objetivos.

Gerenciador de Tarefas – 7 dicas para usar com eficiência

• Primeiramente, é preciso saber por onde começar

O que fazer, a equipe já sabe. Mas será que a equipe sabe por onde se deve começar?

Aparentemente, essa é uma pergunta muito simples de ser respondida. Porém, é fato que muitos grupos de trabalho perdem muito tempo porque começaram uma tarefa do jeito errado.

Para realizar uma tarefa ou para atingir um objetivo, seja dentro do ambiente de trabalho ou fora dele, é preciso saber quais são as prioridades e listar.

Por isso, você precisa elencar quais são as informações mais importantes da sua tarefa. Tais como:

• O que realmente deve ser feito?
• Qual é a finalidade desta tarefa?
• Em quanto tempo, eu posso ou devo entregar esta tarefa?
• Qual a importância desta tarefa?

Com um gerenciador de tarefas, você consegue visualizar todas essas questões. Com isso, você será capaz de organizar o seu tempo e sua produtividade para concluir a sua tarefa com sucesso.

• Saber cumprir com os compromissos que você assume

O tempo é um dos nossos recursos mais preciosos. Por isso, sempre precisamos saber como administrá-lo bem.

Afinal, nem todos nós temos tempo de sobra. Na maioria das vezes, a verdade é que nos falta tempo em vez de sobrar.

Imagine então você acabar perdendo um bom tempo do seu dia, tempo esse em que você poderia estar sendo produtivo, apenas porque não conseguiu se organizar o suficiente. Trágico, não?

Portanto, não corra o risco de falhar com o compromisso que você mesmo firmou por conta de tempo mal administrado.

Com um gerenciador de tarefas, você consegue visualizar os seus prazos e, portanto, corre menos risco de não cumpri-los como deveria.

• Medir os seus prazos de entrega

Entregar tarefas prontas exige que você saiba exatamente quais foram os prazos acordados em cada uma delas.

Algumas pessoas costumam trabalhar com planilhas de horas trabalhadas para que saibam exatamente quanto tempo estão gastando em cada tarefa.

A planilha eletrônica é, de fato, uma boa opção. Afinal, não dá para guardar todos os prazos na cabeça. A sua mente pode ser traiçoeira, principalmente quando você trabalha com várias tarefas ao mesmo tempo.

Porém, o lado ruim de uma planilha é que você pode acabar se esquecendo de preencher. E com isso, você estará negligenciando uma tarefa.

Por isso, seja mais inovador e aposte em um gerenciador de tarefas. Afinal, esse tipo de sistema já é automatizado para que você realmente não se esqueça de nenhuma das suas tarefas, e tampouco perca os seus prazos.

• Ter uma noção da sua real produtividade

O autoconhecimento é uma das ferramentas mais importantes para que sejamos pessoas bem-sucedidas não apenas na carreira, como também na vida. Mas infelizmente, nem todas as pessoas tem consciência da produtividade que conseguem atingir.

Para conseguir honrar os seus compromissos, você precisa ter um bom nível de produtividade. Afinal, de nada adianta conquistar boas tarefas se você não vai conseguir cumpri-las, não é mesmo?

Em primeiro lugar, você precisa conhecer qual é o nível de produtividade que você é capaz de atingir para depois distribuir as suas tarefas conforme o seu tempo e capacidade. E é claro que um gerenciador de tarefas pode te ajudar bastante nessa questão.

Inclusive, você pode usar o gerenciador de tarefas para descobrir se você tem diminuído ou aumentado a sua produtividade em dado período de tempo.

Saber quando você consegue produzir mais e quando você consegue produzir menos é muito importante para que você possa realizar as suas tarefas com mais consciência das suas habilidades e competências.

• Controlar as suas atividades

Tão importante quanto conseguir realizar as suas tarefas, é saber controlá-las.

Ou seja, acompanhar como elas estão, se estão sendo concluídas como deveriam e em um tempo favorável para você e para a finalidade das tarefas.

Controlar as suas tarefas equivale a estar atento para o que você está fazendo e como está fazendo.

É claro que não se pode controlar tudo a todo momento. Por isso, recomendamos o gerenciador de tarefas, para que você tenha menos “dor de cabeça” na hora de organizar as suas tarefas.

Esse tipo de controle de tarefas é muito importante para que você não perca os prazos combinados e nem deixe de fazer o que você deve fazer.

• Para aumentar a sua produtividade

Quando você consegue elevar o seu nível de organização de tarefas, você se sente livre para aumentar a sua produtividade.

Isso significa que quanto mais você conseguir se organizar, mais você terá disposição para produzir mais e melhor.

Essa é uma equação muito óbvia, mas que infelizmente, muitas pessoas não conseguem seguir.

São muitos os casos de pessoas que conseguiram aumentar a produtividade depois que começaram a usar um gerenciador de tarefas.

Então, se você quiser ser mais produtivo, ter um gerenciador de tarefas pode ser a solução pela qual você tem procurado.

• Para ter expectativas realistas

Muitas pessoas acreditam que podem fazer tudo ao mesmo tempo e concluir as tarefas com qualidade dessa forma. Mas isso não é bem verdade.

Na verdade, respeitar o seu ritmo de produtividade é muito importante para ter uma rotina de tarefas bem-sucedida.

O papel do gerenciador de tarefas, nesse sentido, é o de permitir que você conheça realmente quais são os limites do tempo e da sua capacidade de produção.

Com isso, você não corre o risco de se sentir esgotado de tarefas que você não poderá cumprir no tempo que foi combinado previamente.

Agora que você já conhece alguns dos benefícios que o gerenciador de tarefas pode trazer para a sua vida e, principalmente, para que ele serve, o que mais você está esperando para ter essa ferramenta na sua rotina? O seu pico de performance só depende de você!