Modelo de Projetos – Passo a Passo Básico para montar um

Montar um modelo de projetos é uma prática que muito contribui para economizar tempo nos processos de planejamento e de padronização de uma tarefa ou um objetivo, seja qual for a empresa. A construção de um modelo de projetos garante que a qualidade na execução de um projeto seja alcançada.

Por isso, elaboramos um passo a passo básico para que você possa montar um modelo de projetos para a sua empresa.

Passo a Passo básico para montar um modelo de projetos do zero

O momento de implantar um novo projeto é sempre muito importante e exige atenção por parte das pessoas que estão envolvidas nele.

Portanto, conheça logo em seguida quais são os passos que você deve seguir para montar o melhor modelo de projetos que for possível.

Reunir as informações mais importantes

O primeiro passo para criar um modelo de projetos é definir quais são as informações importantes que devem ser cadastradas a cada novo trabalho.

É claro que a quantidade de informação que você vai reunir depende muito do seu tipo de empresa. Em linhas gerais, pode-se dizer que um projeto deve ter as seguintes informações básicas:

• Nome do projeto
• Tipo do projeto
• Justificativa
• Objetivos
• Solicitante
• Programas
• Equipe executora
• Descrição do projeto

Essas informações vão ajudar que o projeto seja melhor entendido pela equipe que vai trabalhar nele.

Por isso, é muito importante que todas essas informações estejam não apenas definidas, como também registradas.

Definir a estrutura do projeto (EAP)

Nessa fase, você deve definir quais serão as etapas pelas quais o projeto deve passar.

Ou seja, listar todas as atividades que devem ser executadas, compondo assim a estrutura do projeto.

Essas etapas vão variar de projeto para projeto. Mas geralmente um projeto costuma ter a etapa de levantamento de dados, análise das informações coletadas, planos de comunicação, desenvolvimento, teste e aplicação prática.

O que você deve fazer é apenas registrar cada etapa para que nenhuma delas seja esquecida ou ignorada.

Isso pode ser feito em uma estrutura de tópicos, com as descrições do que deve ser feito e principalmente de como deve ser feito.

Definir a duração de cada etapa

Depois de montar a estrutura do seu projeto, você deve decidir qual será o prazo para que cada etapa seja cumprida.

É importante definir esse prazo para que o tempo também seja interpretado como uma meta.

A falta de prazos faz com que o projeto fique livre demais e pouco assertivo.

A equipe precisa ter consciência não apenas de como deve ser feito, mas também de quando deve ser feito.

E se algum prazo não for cumprido durante as etapas, é possível reorganizar os prazos para que a equipe tome consciência das mudanças.

Dividir tarefas e responsabilidades

Em um projeto, é muito importante que os membros nele envolvidos saibam qual é o seu papel dentro do plano.

Uma pessoa não pode ficar responsável por fazer tudo enquanto as outras apenas observam o que está sendo feito.

A atitude mais prudente é fazer com que cada membro da equipe fique com o mesmo nível de responsabilidade dentro do projeto.

Esse tipo de decisão favorece que a chance de erro seja menor, pois várias pessoas estão envolvidas no projeto e, portanto, mais pessoas são capazes de perceber quando ele está indo bem ou quando ele não está sendo cumprido como deveria.

Além disso, a divisão de tarefas e responsabilidades é essencial porque cada etapa do projeto costuma pedir um tipo diferente de conhecimentos, habilidades e competências. E estes mesmos elementos dificilmente serão encontrados em uma mesma pessoa. Por isso, a diversidade dentro da equipe é extremamente importante para o sucesso de um projeto.

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Criar o modelo de projetos

Agora que você já tem a estrutura e a duração do projeto e tem definida a divisão de tarefas dentro da equipe, é o momento de criar o seu modelo de projetos.

Para criar o seu modelo de projetos, basta que você organize tudo isso dentro de um documento que vai te servir como matriz.

Logo, toda vez que um novo projeto precisar ser implantado na sua empresa, você vai usar esse documento como modelo, deixando todos os campos necessários disponíveis para serem preenchidos.

Portanto, o modelo de novos projetos será o mesmo. O que vai mudar são as características de cada projeto. Ou seja, o seu conteúdo.

Por conta disso, é muito importante que esse modelo seja o mais completo possível, pois quanto mais completo ele for, mais ele vai servir para novos e diferentes projetos que forem surgindo ao longo do tempo.

Simular para validar

Em toda oportunidade, a simulação é sempre uma boa opção para saber se uma nova ideia que está sendo implantada realmente funciona.

Por isso, simule o modelo de projetos que você criou.

Assim, você vai conseguir descobrir se esse modelo realmente funciona quando um novo projeto vier à tona.

Então, crie um novo projeto fictício e preencha os campos correspondentes no modelo de projetos que foi criado.

Dessa forma, você vai ser capaz de descobrir se o modelo que você criou é realmente completo ou não. E caso conclua que o modelo criado não é o suficiente, edite e crie novos campos até ficar completo.

Criar os anexos

Por mais completo que fique o seu modelo de projetos, é sempre possível que alguma área de um novo projeto não seja contemplada por ele.

Por isso, deixe disponível uma área do seu modelo de projetos para anexar informações, dados, estatísticas ou documentos que precisam ser incluídos como extras.

Quando você tem esse tipo de preocupação, você permite que toda informação pertinente sobre o novo projeto não fique ausente do modelo de projetos. Pois uma vez que uma informação é omitida, isso pode prejudicar a boa execução do projeto e, principalmente, os seus resultados.

Importante também ressaltar que as informações complementares de um novo projeto são tão importantes quanto as informações principais. A diferença entre elas é que as principais informações se referem a dados que todo projeto costuma pedir, enquanto as complementares são aquelas informações que vão ajudar a compor a ideia do projeto. Portanto, complementos não devem ser subestimados pela equipe.

Essa foi a apresentação de um passo a passo básico para que você possa montar um modelo de projetos eficiente para a sua empresa. Esse modelo vai ser importante para que você não perca tempo a cada novo projeto e sim possa acelerar a etapa de implementação do mesmo. Boa sorte!